议事规则是一套非常复杂的规则体系，它逻辑严密却又便于理解，设计精巧却又易于操作，只要通过适当的学习，就可以理解并掌握所需要的规则，稍加练习，就能应用并发挥效果。正如《罗伯特议事规则》的作者亨利·马丁·罗伯特所说：“很少有一门知识能像议事规则那样，只需稍加学习即可如此显著地提高效率。”一场完全应用议事规则的会议无论怎么纷繁复杂、千变万化，总有一些基本的规则和程序是必不可少的。下面我们将对罗伯特议事规则中的一些基本概念及规定做一个详细的了解。
第1节 法定人数
为了保护组织的名义不被滥用，防止一小部分人以组织整体的名义做出不能代表组织整体意愿的决定，议事规则设计了“法定人数”的概念，要求：一次会议只有在亲自出席的成员人数达到某个规定的数目时，该会议才符合程序，会议所通过的决议才是真实有效的。这个“规定的数目”就是法定人数。
法定人数具体应该规定为多少，要根据不同的会议情况而定。一般情况下会有如下几种规定方法：
1.在组织章程中规定法定人数
每个固定组织在成立之初都会通过组织章程，通常会在章程的“会议”那一章规定会议的法定人数。对于诸如董事会或立法机构这样的强制性组织会议，章程会规定一个较高的法定人数，一般会将“全体成员的过半数”甚至更高的数目作为法定人数记录在章程中。而对于大多数诸如公益组织、社会团体等自愿性组织，则要规定一个比“全体成员的过半数”小得多的法定人数。拿2017年的美国议事专家协会（NAP）某分会来说，整个分会有500多名成员，但章程规定的法定人数只有20人。因为自愿性组织对成员约束力相对较弱，而且还存在成员分散、议题不重要等因素，因此无法保证最多的到场人数。并且，如果法定人数设置过高，可能会导致许多会议因无法满足法定人数而不能召开。但也不是说法定人数设置得越低越好。太少成员参加的会议通过的决策同样不能代表大多数人的意愿。所以在规定法定人数时，要选取一个大多数情况下都能满足、尽可能大的数字作为组织的法定人数并在章程中记录。
2.如果章程中没有明确规定，则适用通用议事规则中的默认法定人数
（1）对于公众集会或其他一些松散组织（例如教堂），法定人数就是出席人数。因为公众集会没有固定组织，没有固定会员，没有纪律约束，因此无法预知到场人数的准确数量。所以在公众集会上，来多少人算多少人，会议不会因人数太少而取消。
（2）对于由代表组织的会议，如代表大会，法定人数是实际报到人数的过半数。实际报到的人数以记录在代表登记表上的人数为准，不考虑是不是有人报到后又离开。因为有些代表可能会由于各种原因不能按时到会，所以这个数字与实际选举产生或指派的代表人数并不一定相等，甚至出入很大。例如，某社团的各分支机构或下属单位共选举产生了50名代表，但实际到场并在登记表上签字的只有46人。那么，本次会议的法定人数就是46人的过半数，也就是24人。即使在会议过程中有许多代表离开，法定人数也不会因此改变。
（3）一些有明确会籍的固定组织，没有在章程中规定法定人数，法定人数是所有在籍会员的过半数。一些会员较少的组织，有意不在章程中规定法定人数，而选择采用规则默认的“所有会员的过半数”作为法定人数，是因为人数在很少的组织中，“所有会员的过半数”是一个更容易被满足的数字。
当法定人数不满足时，除了一些程序性的活动，任何实质性的决策都是无效的。
在法定人数不满足的情况下可以进行的活动包括“休息”“休会”“指定后续会议时间”，还有那些为争取满足法定人数而进行的活动，以及与上述动议相关的程序性动议也可以考虑。以上动议要求“过半数表决”。
当会议的法定人数没有被满足时，成员可以动议“休息”一小段时间，以等待其他会员继续到场。如果认为不可能会有更多会员到场，则可以动议“休会”。如果事务紧急，必须在下次例会前得到处理，则可以在“休会”动议被表决之前，提出并处理“指定后续会议时间”的动议。
“争取满足法定人数”属于一类动议，包括“在休息期间联系未到场的会员”“强制出席”（应用于立法机构，不适用于自愿性组织）等。
法定人数原则是罗伯特议事规则的根本原则之一，会议当中，任何手段都不能解除“在法定人数不满足时不允许进行会议”的禁律，即使到场人员一致同意都不行。如果有紧急而重要的事务必须尽快解决，那么应该先指定后续会议的时间、地点，然后立即联络其他会员，以保障在后续会议上有足够的到场人数。如果情况非常紧急，必须马上采取行动，否则会造成不可弥补的损失，那么在场的成员也可以做出相应的决策。但该决策必须在下次符合程序的会议上得到“追认”才能正式成为组织的决策。不过，类似的决议要承担得不到“追认”的风险。
第2节 主持人
协商会议的进行最少需要2名会议官员：一个是主持人，主持会议，维持秩序，裁定规则；另一个是秘书，负责起草召集函，发放会议通知，记录会议纪要以及在会后跟踪查验决议的执行情况。主持人和秘书由组织的全体成员在符合程序的大会上选举产生，首先获得过半数支持的候选人当选，可担任一定的任期（任期的年限由章程规定）。通常情况下，如果会议官员也是组织成员，那么官员也要计入会议出席人数中。如果组织聘请非组织成员担任会议官员，则不计入出席人数。
1.主持人
除了在公众集会中，要临时选举主持人之外，其他类型的协商会议通常都是由组织的最高行政长官（市长、部长、会长、董事长、经理、班组长等）作会议的主持人。要区分主持人与最高行政长官的区别：主持人只是会议中主持会议的那个人，不论他平时担任什么职务，当会议休会后，主持人的一切权力自然解除；而最高行政长官是组织日常活动中的最高领导人，章程赋予最高行政长官的、会议之外的权力并不能在会议中被滥用。如果组织的最高行政长官有事不能主持会议，则由次一位的行政长官担任本次会议的主持人，以此类推。如果所有的行政长官都不在场，或需要回避或不愿意担任主持人，则由秘书主持选举一位临时主持人主持会议，直到更有资格的主持人到场，或会议休会。主持人通常坐在比较醒目的位置，保证能看到全场，而且全场的其他与会者也能看到主持人。
会议主持人，尤其是人数众多的大型会议主持人，首先需要具备“主持会议的能力”。“主持会议的能力”是衡量和选择主持人的首要因素。“主持会议的能力”包括：
（1）必须精通议事规则。
主持人至少要熟知议事规则的基本概念以及主、辅动议的应用方法和优先级关系。主持人必须能够熟练查阅工具书《罗伯特议事规则》的所有章节和图表，并迅速做出判断以保证会议流畅。主持人还应该仔细熟读《罗伯特议事规则》中对于诸多复杂问题的处理方法，这样，在主持会议的过程中，一旦出现类似问题，就可以快速地找到解决办法。
（2）必须坚决维护议事规则的严肃性。
对于会议过程中出现的违反议事规则的行为——例如成员扰乱会场、违反议事规则程序、未经申请自行发言等——要果断制止。
主持人在秉持规则的同时，也要时刻警惕自身对规则的违背，一旦自己觉知或被其他成员以“程序问题”提醒，要立即改正并就自己的错误行为向全体成员道歉。例如，有成员提出某个动议，还没有人对此动议附议，主持人就开始宣布议题并提交会议讨论。如果主持人此时发觉自己错了，