2007年6月19日星期二晴
我第一个谈话的是厂里的采购员。
采购被认为是生产的准备阶段，相对于生产、销售部门来说，是生产型工厂运转的第一环节。一般说来，优秀的采购员应具备以下三个特征：
1.采购人员应该是懂技术的、理智型的购买者。
出色的采购人员对所需原材料的质量、规格以及供应者提供的产品是否符合质量要求等都心中有数；他们不是盲目型的购买者，也不是冲动型的购买者，而是理智型的购买者；他们对产品的质量要求比较严格，供货要求适时，特别强调售后服务是否跟得上，而很少受情感因素的影响。只有这样才能保证采购进来的货物能物有所值、物有所用。
2.采购人员应该是具有协作精神、目光长远的人。
采购的目的不仅是买货，而是运用货物具有的功能。所以采购人员需要具备协作精神，积极地保持与生产、技术、财务人员的联系，从而分析研究货物的性能，掌握货物的价值，使自己对采购行为做出的判断不仅限于眼前，而且站在公司的更高角度，真正做到采购回的货物能够物尽其用。
3.出色的采购人员应该是信息十分灵通的人。
他们对于行情变化、市场等了如指掌，在他们头脑中贮藏了大量的准确的活信息。毫不夸张地说，他们在日常工作中是眼观六路、耳听八方的人，时时处处留心，通过耳闻目睹、日积月累掌握大量有用的信息。这一点对于采购人员来说是最为重要的；否则，他们采购回来的货物就不可能既价廉又物美并适应最新需求。
经过谈话，我了解到这个采购员的能力还算凑合，加上一时半会也找不到更合适的，就让他好好干吧。
与此同时，为了确保采购的原材料不出问题，我还给他制定了“十八条军规”：
1.采购作业要非常小心，因工作上的失误而造成公司重大的经济损失，采购是要负担全部责任的，所以做任何事情都不能有“随便”两字。
2.与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。
3.采购在接待供货商时，说话要有礼貌，要有好的形象，要懂得善用时间。
4.采购工作是有一定的诱惑的，一定不要迷失自我，不要收供货商的回扣或礼品。
5.同供货商相处，要平等对待。要想办法同供货商建立良好关系。
6.采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料，或帮其他人采购材料。
7.所有的供货商都要有《供货商调查表》传真来后，采购员自行填写《供货商评定表》，经上级审批合格后，方可采购原料，然后再登记《合格供货商记录》。
8.仓库每月应对库存进行一次盘点，并交一份给采购部，采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向。
9.后勤在发给《供货商进料不良通知》时，采购员了解情况后，传真给供货商并追踪回复结果，并出具扣款资料给财务扣除货款。
10.采购员在作业时遇到困难，要立即告诉上级处理，不要等到没办法处理了再告诉上级，这样会影响货期，给公司造成损失。
11.供货商提供的样品，采购员要先记录在《样品登记明细表》上，然后再给业务部门确认，结果回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。
12.供货商传来的报价单，采购员要了解市场原料的最低价，才知道怎样降价，采购员要多同其他公司采购员和公司业务员多交流，才了解材料最低价。
13.采购员没有权力备原材料，需要备原料或安排库存，一定要有业务的备料通知单方可，而且要把备料给上司知道。
14.供货商在报价时，有三种方式：报可以转厂价；开增值税票（注明是含多少点）；不用转厂也不用开税票（普通收据）。以上情况一定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不愉快的争议。
15.采购过程是一个很紧张的过程，有时会一边执行一边做文件，因为这是对外工作，切记要将文件做得清楚，否则会损坏公司的利益。
16.若因时间紧迫关系，要求将物料直接从供应商寄客户时，采购员一定要获得上司的批准，且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。
17.由供应商直接寄客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中，并要求供应商写速递单时一定要写公司的名字和电话。
18.对于利润过低的销售报价，采购员一定要给经公司审核方可报给业务，以保持公司的利润空间。