御膳房的腥风血雨刚散,那五百两赏银在柜子里还没捂出温度,虞清欢就一头扎进了新的“战场”——会计司内部的账务改革。用她自己的话说,这叫“攘外必先安内,打铁还得自身硬”。稽查别人查得头头是道,自家账房要是还跟个漏勺似的,岂不成了天大的笑话?
会计司的记账法子,用虞清欢挑剔的眼光来看,简直像老太太的裹脚布又臭又长,还缠得人喘不过气。用的还是最老式的“单式流水账”,一笔开销,记一笔收入,记一笔。日子久了,账本摞得比人高,想查某笔钱的来龙去脉,得把好几本账簿翻个底朝天,眼珠子都能瞪成斗鸡眼。核对起来更是要命,全靠算盘珠子噼里啪啦和账房先生熬红的眼睛,效率低下不说,还容易出错。
之前她整理旧账、稽查御膳房,用的是自创的表格法和“阿拉伯数字”,但那只是在“外挂”层面小打小闹,会计司整体的记账流程和规矩,还是老一套。
现在,借着御膳房案立威、皇帝明旨支持整顿宫闱的东风,虞清欢觉得,是时候给会计司这把“老骨头”动动手术,接上点“新关节”了。
她的改革方案,简单来说就两条:一是全面推行“复式记账法”,二是建立“月度审计制度”。
“复式记账法”,是她根据现代会计的借贷记账原理,结合古代实际简化改良的。核心就一句话:有借必有贷,借贷必相等。每一笔经济业务,都要在两个或两个以上相互关联的账户中进行登记,清晰地反映资金的来龙去脉。比如,御膳房支取银两采购鸡蛋,就要同时记“银库(借:减少)XX两”和“御膳房采买支出(贷:增加)XX两”。这样一来,所有账户的借方发生额合计,必须等于贷方发生额合计,形成一个完美的平衡,账目有没有问题,一眼就能看出来。
“月度审计制度”,则是要求会计司内部,每月对所有账目进行一次交叉复核和抽查。不是自己管的那摊自己查,而是由司里指定专人,组成临时审计小组,随机抽查各岗位的账目,检查凭证是否齐全,记录是否规范,数字是否准确,有无异常。发现问题,及时纠正,并记录在案,作为考核依据。
这两条,听起来简单,但真要推行,阻力不小。首先是要说服孙嬷嬷和沈、严两位司计。这三位都是在老规矩里浸淫了几十年的“活化石”,要她们突然接受一套闻所未闻的记账法子,还得改变运行了几十年的流程,难度不亚于让老母鸡立刻学会游泳。
虞清欢没搞“突然袭击”。她先花了好几个晚上,用炭笔和草纸,画了一套极其详细、图文并茂的“改革方案说明”,用最浅显的语言和例子,解释“复式记账”怎么记、好处在哪里,“月度审计”怎么搞、能防什么漏洞。然后,她找了个孙嬷嬷看起来心情还算不错的下午,捧着这份“心血之作”,去求见了。
孙嬷嬷起初听得眉头紧锁,老花镜都快架到鼻尖了,对着那些奇怪的“借”、“贷”符号和平衡表格看了又看。虞清欢就站在旁边,不厌其烦地解释,还用御膳房鸡蛋账的例子现场演示,用新法子如何能更快地发现单价异常和损耗猫腻。
“……嬷嬷您看,用老法子,您想查清楚这批鸡蛋的钱从哪儿来到哪儿去,得翻银库的支取账、御膳房的采购账、验收账、入库账,好几本对来对去。用新法子,只要看这一笔分录,”虞清欢指着自己画的示例,“‘借:银库减少一百两,贷:御膳房鸡蛋采购支出一百两’,清清楚楚,明明白白。月底把所有账户一扎,借贷不平,立马就知道有鬼!”
孙嬷嬷沉默地听着,看着,手指无意识地在那些清晰的表格和符号上划过。她掌管会计司多年,何尝不知道旧账法的弊端?只是积重难返,又无更好良策。如今虞清欢这套法子,虽然新奇,但逻辑严密,似乎……真的可行?尤其联想到御膳房案中,虞清欢正是用类似的表格对比法,迅速锁定了问题。
“你这法子……可试。”良久,孙嬷嬷缓缓摘下老花镜,揉了揉眉心,“但只能在稽查处,和你手头经管的那些新账上先试。范围不能大,动静不能大。等有了成效,再看。”
这就是松口了!虞清欢心头一喜,连忙应下:“是!奴婢就在稽查处和内务府新调来的账目上先试行,定当小心谨慎,做出成效,再请嬷嬷和司计大人定夺。”
有了孙嬷嬷的默许,沈司计和严司计那边就好说话多了。两人对虞清欢的能力已是信服,又见她只是“小范围试行”,便也点了头。
第一步,培训“自己人”。虞清欢将王女史和小顺子,以及新拨到稽查处帮忙的两个识字宫女,集中起来,开了个“会计新法速成班”。每天晚上下了值,点着油灯,在稽查处的小公事房里,虞清欢化身“虞夫子”,从最基础的“资产=负债+权益”讲起,到会计科目设置,到借贷记账规则,到试算平衡……讲得口干舌燥,还要应付王女史等人“天书般”的困惑眼神。
好在王女史稳重有耐性,小顺子机灵记性好,两个新宫女也肯学。磕磕绊绊学了七八天,总算勉强搞懂了最基本的原理和操作方法。虞清欢又设计了一套简化的会计科目表和凭证格式,用裁好的统一尺寸草纸印制,让大家熟悉。
第二步,选择试点。虞清欢没有贪多,选了内务府刚拨过来的一批、关于宫中秋季衣物、脂粉采买的新账目,以及会计司自身最近三个月的内部用度流水账,作为首批试点。新账目干净,没有历史包袱,容易上手。自身账目熟悉,出了问题也好查。
试行开始,起初简直是鸡飞狗跳。王女史拿着新凭证,手抖得像得了鸡爪疯,半天写不出一行完整的分录。小顺子对着借贷方向抓耳挠腮,恨不得把算盘珠子吞下去验算。两个新宫女更是一脸懵,常常把“借”和“贷”记反。虞清欢像个救火队员,来回穿梭,解答疑问,纠正错误,忙得脚不沾地。
但渐渐的,混乱中出现了秩序。新凭证用熟了,分录越写越顺。月底第一次试算平衡,借贷居然……平了!虽然过程磕磕绊绊,但结果让所有人都松了一口气,甚至生出了一点小小的成就感。更重要的是,用新法子记录和查询账目,效率明显高了。想查某笔开支,不用再翻箱倒柜,只要找到对应的科目和凭证编号,很快就能理清脉络。
虞清欢将试运行一个月的成果整理成一份详细的报告,再次呈给孙嬷嬷和两位司计。
这一次,三位“活化石”看着报告上清晰的数据对比和实实在在发现的问题,沉默了更久。最后,孙嬷嬷拍板:“从下个月起,会计司所有新发生账目,全面推行新记账法。旧账……逐步转换。月度审计,先从各房管事自查开始,稽查处抽查。”
改革,在会计司内部,算是初步推开了。虽然还有老账房嘀嘀咕咕,嫌新法子麻烦,但大势所趋,又有孙嬷嬷压着,也只能硬着头皮学。
虞清欢没有停下脚步。她将会计司试行新法的成效和经验,结合之前在御膳房稽查中应用表格法、对比法的案例,写成了一份《请推广新式记账审计法以清宫闱用度疏》,通过常公公,直接呈递到了御前。
她在奏疏里没提什么大道理,就用数据说话:会计司试行新法一月,核算效率提升三成,自动发现并纠正错漏五处。若推广至内务府及宫中六局二十四衙门,预计年可节省核算人力、减少差错损失,并有效遏制贪墨,岁省银钱当以数万计。
奏疏送上去的第五天,皇帝的口谕就下来了,不是给会计司,是给内务府的:“会计司所呈新式记账审计之法,颇有可取。着内务府会同会计司,于六局之中,择一二先行试办,确有效验,再行推广。虞清欢协理此事。”
口谕简短,但分量极重。这意味着,皇帝不仅认可了会计司的改革,还要将它推广到更重要的宫廷管理机构——内务府和六局(尚宫、尚仪、尚服、尚食、尚寝、尚功)!而且,点名让虞清欢“协理”,等于是给了她一把尚方宝剑,去撬动那些